Guía para Proyectos Web Exitosos

Corey Vilhauer y Deane Barker en el libro The Web Project Guide presentan un estudio completo de todo el proceso de planificación, ejecución, entrega y mantenimiento de un proyecto web. Este artículo de nuestro blog presenta una reseña del libro, resaltando en un resumen esquemático los aspectos principales de cada una de las etapas para realizar un proyecto web exitoso.  

La información que exponen los autores de este libro se mantiene vigente, aun cuando algunas de las tendencias de desarrollo van evolucionando. 

1. Conozca el alcance del proyecto

En primer lugar, es necesario comprender de dónde surgió la idea de este nuevo proyecto web. Esto se conoce como “la chispa inicial” y nos permite entender las necesidades que dieron lugar a esta idea y hacia dónde se quiere dirigir el proyecto. 

Un sitio web bien construido y enfocado comunica su mensaje y contenido en el lugar indicado y es responsable de entregar ambos dentro de los estándares de marca de su organización. Conocer el papel del sitio web para su empresa le permitirá en esencia identificar el alcance de este mismo y las razones para que pueda prosperar.

El resultado principal de esta primera etapa es un documento, menos formal que un plan de proyecto, que explica en términos generales: el alcance del proyecto actual, el objetivo comercial y de dónde proviene el mandato. También puede incluir el presupuesto disponible y el cronograma estimado.

2. Establezca sus expectativas

Esta etapa consiste en trazar objetivos de alto nivel que se extraen directamente de las discusiones iniciales acerca de “¿Por qué estamos haciendo esto?”.

Al abordar las expectativas del proyecto, y determinar una definición realista de "éxito", se logra establecer realmente el alcance completo de un proyecto. En esta etapa se identifica formalmente el problema y se documentan las necesidades, lo cual conduce directamente a asegurarse de que se cuente con las personas y el plan adecuados para avanzar.

3. Forme su equipo de proyecto

Un proyecto web requiere de un equipo variado y complementario, con diferentes perspectivas y competencias técnicas. Es necesario saber a quién se necesita contratar y qué roles desempeñarán desde el principio. En primer lugar, se deben considerar aquellas personas encargadas de tomar las decisiones.

Su grupo de “stakeholders”, o partes interesadas principales, no es necesariamente el mismo que el equipo que realizará el trabajo real. En la mayoría de los casos, sus partes interesadas informan las decisiones y ayudan a determinar los requisitos, y algunas veces sirven como parte de su equipo web, pero no siempre son ellos mismos los que conforman el equipo de construcción del sitio web. Por lo tanto, su equipo web debe representar dos mentalidades distintas:

• Estrategia comercial:para satisfacer las necesidades más importantes de comunicación de la organización de acuerdo con su objetivo organizacional.

• Estrategia del proyecto: para que el sitio funcione bien es necesario ejecutar con éxito ciertas partes del proyecto y mantener esas partes en el futuro. Se requieren personas que puedan asumir todas las etapas del proyecto.

En otras palabras, su equipo web debe incluir personas que puedan tomar decisiones de negocios y personas que puedan tomar decisiones de proyectos.

4. Cree un plan de proyecto

¿Cuándo comienza su proyecto y cómo elegirá a alguien para que lo ayude hasta el final? Un proyecto web sin un plan simplemente puede perder dinero y tiempo. Es importante establecer dos tipos de planes que avanzan al mismo tiempo:

1.    El plan estratégico: En este plan se definen las expectativas y requisitos de alto nivel en torno a la creación de un sitio útil que cumpla con sus objetivos comerciales. Incluye: el propósito y las expectativas del sitio web,la reiteración del alcance, requisitos del proyecto, métodos de medición del éxito, entregables esperados y cronograma del proyecto tanto para las etapas principales como para los entregables específicos.

2.    El plan operativo: En este plan se determinan las personas y los equipos externos que se necesitan para que el plan estratégico funcione. Incluye: perspectiva de personal y un cronograma de capacidad formal, donde se enumera el proyecto en fases y se asignan fechas y plazos reales.

5. Identifique sus audiencias

¿A qué personas va dirigido su sitio web? ¿Cuáles son sus motivaciones?

Construir un sitio sin conocer a su audiencia, sin entender por qué esos usuarios llegan a su página web y qué es lo que quieren de ella, es trabajar a ciegas. En lo que respecta a su sitio web, las personas existen en dos estados binarios:

•  Los que visitan su sitio o los que no lo hacen.

• Aquellos que proporcionan valor a su misión o los que no lo hacen.

No todos los que visitan su sitio son una audiencia de misión crítica. De hecho, no todos los que interactúan con su negocio u organización lo son. Únicamente existen dos grupos de personas que deben ocupar la mayor parte de su atención:

• Las personas que aportan valor a la misión y que ya visitan su sitio, donde el enfoque está en la retención.

• Las personas que aportan valor a la misión y que no visitan actualmente su sitio, donde el enfoque está en captar su atención.

Sin embargo, definir la lista de audiencias es una cosa, mientras que conocer el tipo de personas que componen esas audiencias es otra. 

Independientemente de su producto o servicio, es importante entender: 

• ¿Quién es su audiencia?

• ¿Dónde viven estas personas? 

• ¿Qué características únicas exhiben? 

• ¿En qué se basan para tomar decisiones? 

• ¿Qué sesgos o suposiciones tienen? 

• ¿Cómo interactúan con su producto o servicio? 

• ¿Cómo van a interactuar con su sitio web? 

• ¿Cómo interactúan con la web en general?

Para lograr esto, es necesario establecer un punto de contacto con su audiencia. Entrevistar a personas es lo que Steve Portigal, en su libro Interviewing Users llama una "experiencia compartida". Esto consiste en lograr una comprensión más específica de la experiencia y las emociones del cliente para entender sus necesidades y expectativas.

6. Identifique resultados y expectativas

Una vez que haya identificado su audiencia y analizado el tipo de personas que hacen parte de ella, debe saber qué esperan de su proyecto, es decir, entender cuáles son sus expectativas.

Para lograr comprender estas expectativas usted puede realizar talleres de descubrimiento o entrevistas, las cuales se consideran la mejor fuente posible para entender lo que realmente piensan sus usuarios.  Esta fase requiere de alguien que pueda hablar con las personas, empatizar con sus necesidades y comprender las conexiones entre lo que creen que quieren y lo que realmente necesitan.

7. Conozca su contenido

Antes de iniciar la creación de nuevo contenido para su sitio web, es necesario revisar el contenido ya existente y averiguar qué hacer con este mismo. Lo anterior en caso de que usted ya cuente con una página web inicial antes de empezar el proyecto. Debe decidir qué información es relevante, cuál vale la pena registrar, determinar un método para almacenar esta información y decidir cómo la va a mantener actualizada con el paso del tiempo. 

Este proceso se conoce como inventario de contenido y consiste en catalogar toda la información disponible de manera cuantitativa. 

Un inventario de contenido conduce a otra tarea: auditoría de contenido. La auditoría constituye un proceso cualitativo que puede enfocarse en conectar la información con el propósito y la viabilidad de ese contenido. Mientras que un inventario de contenido puede ayudarle a comprender cuántos artículos de noticias hay en su sitio, la auditoría de contenido lo ayuda a tomar decisiones sobre cuáles debe conservar y cómo almacenarlas.

8. Recopile información de sus métricas

Un sitio web genera muchos números que representan cómo se comportan los visitantes. Es necesario determinar qué datos se deben medir. Jon Crowley, en su charla “Your funnel isn't a journey: Data vs Insights”, describe la necesidad de conocer los datos cuando se buscan respuestas sólidas y reales sobre lo que representan.

Una vez que haya decidido lo que quiere medir, es hora de determinar cómo hacerlo. Para esto necesita algunos Indicadores claves de desempeño. Los KPI como se conocen generalmente por su nombre es inglés, son métricas cuantificables que se utilizan para medir el cumplimiento de sus metas. Algunos ejemplos comunes pueden ser: visitas/visitas únicas, vistas/vistas únicas, clics/tasa de clic, tasa de conversión o tiempo en la página.

9. Desarrolle una estrategia para su contenido

El contenido promueve los objetivos comerciales, lo que significa que el contenido impulsa su sitio web. Crear una estrategia le permite gestionar su información adecuadamente. 

Erin Kissane, en su libroThe Elements of Content Strategy, describe los principios básicos de lo que significa buen contenido: un buen contenido es apropiado, es útil, está centrado en el usuario, es claro, es consistente y conciso. Para cada decisión que tome con respecto al contenido de su sitio de ahora en adelante, asegúrese de que se apliquen estos principios.

10. Organice su contenido

Se debe disponer de un orden para que las personas que visitan su sitio puedan acceder y navegar fácilmente por la gran cantidad de información que este contiene. Existen tres elementos básicos para lograr esto:

• Organización: cómo se agrupa el contenido, tanto general como particular.

• Navegación: los métodos de orientación que le permiten moverse a través de los sistemas de organización.

• Etiquetado: las palabras y los íconos que son usados para representar la información.

Es bueno permitir que las personas encuentren las cosas de diferentes maneras, al mismo tiempo que se proporciona la mayor estructura posible.

11. Modele su contenido

Su contenido es solo información para un sistema de administración de contenido, el cual no sabe qué hacer con ninguno de estos datos hasta que usted le diga qué es, cómo funciona y dónde debe ir. Este es el trabajo de modelado de contenido. 

Un modelo de contenido, según Web Content Management: Systems, Features, and Best Practices de Deane, es un:

 “Término conceptual para el conjunto de tipos de contenido, atributos, relaciones y clases de datos existentes con el fin de describir con precisión un dominio lógico de contenido".

Un modelo de contenido ayuda a agilizar el proceso editorial del sitio web. Permite la reutilización de contenido para no repetir la información, gestión del contenido inteligente para darle coherencia a la páginas y libertad en los datos conectados a su sistema.  

Para que el modelado de contenido funcione, debe comprender los objetivos técnicos de su sitio. No puede crear un modelo de contenido para un calendario, por ejemplo, a menos que comprenda los tipos de eventos que promocionará y los patrones de navegación de los asistentes.

12. Escriba para personas y máquinas

Es importante comprender cómo escribir tanto para personas como para servicios web como motores de búsqueda, reconocimiento de voz, herramientas de accesibilidad y más.

Más allá de la voz y el tono, escribir para la web se resume mejor como "escribir para comprender". Algunos criterios básicos son:

• Sea claro

• Sea consistente

• Sea honesto y sincero

• Evite la jerga

En el proyecto perfecto, la escritura se organiza y crea a lo largo del alcance del proyecto, desde el desarrollo del mapa del sitio hasta el lanzamiento. Planifique y comience a escribir tan pronto como se sienta cómodo. 

13. Desarrolle el diseño gráfico y de interfaz de usuario

Con el conocimiento del contenido y cómo está organizado, junto con los trabajadores de marketing de su organización, puede planificar visualmente el sitio desde pequeños esquemas hasta un diseño completo. El buen diseño siempre se preocupa por la armonía, el equilibrio y la jerarquía, y el diseño web no es diferente.

Es por esto que al igual que un plano arquitectónico, para los procesos digitales existe lo que se conoce como: Diagramas Wireframes, que son representaciones del diseño y la función de una página web. Suelen ser en escala de grises, sin imágenes. 

Su naturaleza los convierte en herramientas eficaces para comunicar la funcionalidad, lo que permite decisiones de interacción importantes sin la distracción de los colores de la marca o fuentes. 

Si bien el diseño puede ser una fase separada entre el "contenido" y el "desarrollo", es más probable que el diseño visual y receptivo se maneje en conjunto con ambos.

14. Conozca sus integraciones

Un sitio web a menudo necesitará comunicarse con algún sistema externo, lo cual puede representar situaciones de riesgo que deben ser gestionadas. Generalmente, para aquellos sitios más pequeños, su sistema de gestión de contenido o CMS puede ser capaz de abarcar toda la funcionalidad de sus requerimientos y usted no debe preocuparse por esta etapa de integración.

Sin embargo, a medida que su sitio crezca es muy probable que llegue al nivel de necesitar integrarse con otros sistemas. Esto se hace porque su CMS no puede proporcionar algún tipo de contenido nuevo o una funcionalidad específica que requiere para su proyecto web. Así se unen dos sistemas con un único fin: brindar una experiencia consolidada.

15. Determine los requisitos del sistema

En esta etapa usted ya posee suficiente información para elaborar los requisitos de lo que necesita en un sistema de gestión de contenido (CMS). Cuando se trata de comprar software, estos requisitos pueden ser de todo tipo de áreas temáticas:

• Características: capacidades específicas que el software afirma tener.

• Infraestructura: cómo existe el software dentro del entorno técnico de su organización.

• Financiero: cómo se fija el precio del software, tanto en cantidad como en estructura.

• Ecosistema: las organizaciones y servicios que existen alrededor del software.

Sus requisitos de software son una combinación de dos ejes: sus necesidades y cuán elásticas son esas necesidades. Hay algunas funciones que los clientes suelen requerir: modelado de contenido, herramientas editoriales, herramientas de seguridad, herramientas de publicación, gestión de medios, integraciones, herramientas de marketing y optimización.

Al determinar qué funciones necesita, es importante analizar de manera crítica su organización, sus planes y sus capacidades. Cada función cuesta dinero, tanto en términos de desembolso inicial como de soporte, capacitación, implementación y mantenimiento. En lugar de centrarse en la gran cantidad de funciones, céntrese más en los objetivos que desea alcanzar y sea flexible.

16. Seleccione un sistema de gestión de contenido

Luego de comprender los requerimientos de su sistema, necesita tomar una decisión sobre el CMS antes de que pueda comenzar a crear su sitio o, a veces, incluso antes de empezar a buscar un socio de integración. 

Sin embargo, se requiere una planificación significativa del sitio antes de tener suficiente información para tomar una decisión sólida. Para esto es importante identificar posibles sistemas, investigar sus capacidades, interactuar con los proveedores para hacer demostraciones o preguntas y, finalmente, sintetizar toda esa información y tomar una decisión.

La lista de proveedores potenciales puede ser larga pero solo debe incluir aquellos que tengan alguna posibilidad de satisfacer sus requisitos. El resultado de esta fase es una decisión sobre la plataforma CMS a utilizar y un acuerdo de compra para ese sistema.

17. Determine el plan de hosting

Un sitio web debe implementarse en un entorno público para funcionar correctamente. Debe determinar los parámetros técnicos, organizativos y financieros de este alojamiento. Si usted cuenta con un equipo de desarrollo externo que está construyendo su sitio web, ese mismo equipo a menudo también lo administra.  

Antes de preocuparse por cómo obtener una cuenta de alojamiento, debe averiguar si necesita hacerlo. Dos razones por las que es posible que no necesite preocuparse en absoluto:

• Muchas plataformas CMS vienen con alojamiento incorporado (están "en la nube").

• Si alguien está creando su sitio web para usted, como se mencionó anteriormente, a veces puede alojarlo cuando se lanza el sitio.

Aún así siempre debe tener presente este tema. Usted deberá tener un entorno de desarrollo resuelto, es decir un lugar para construir, antes de que pueda comenzar a construir su sitio web. Y claramente deberá tener un entorno de producción configurado, es decir un lugar para almacenar el sitio terminado, antes de que pueda lanzarlo.

18. Seleccione un socio de integración

Para algunos proyectos esta es sin duda la decisión más importante. Su socio tendrá un impacto directo en sus proyectos de innumerables maneras. Lo guiará sobre cómo comunicarse con su audiencia, puede ayudarlo a seleccionar plataformas tecnológicas, tendrá un gran efecto en el desarrollo del cronograma y lo asesorará sobre las preguntas más fundamentales: lo que es posible y lo que no.

Antes de tomar cualquier decisión, pregúntese si confía en esta empresa para su proyecto y si es un grupo de personas con las que quiere trabajar durante un largo período de tiempo.

19. Implemente el diseño

Tomar el diseño visual y convertirlo en un diseño web completamente funcional es una combinación de programación, matemáticas e interacción humana.  Antes de que pueda implementar un diseño, necesita uno.

El resultado de este proceso debe ser un conjunto de archivos que representen el diseño en HTML, CSS y JavaScript. Esos archivos pueden ser independientes, en espera de que otro equipo los convierta en código de back-end. En otros casos, los archivos contienen código de plantilla o constituyen una aplicación completa del lado del cliente. De cualquier manera, el resultado es código.

Este trabajo tiene que ser realizado por un desarrollador. En algunos casos será un desarrollador front-end. Otras veces, un desarrollador full stack puede estar trabajando en todo el proyecto, o un desarrollador principalmente de back-end hará una doble función.

20. Implemente la funcionalidad de back-end

Las implementaciones de back-end y front-end a menudo se ejecutan en paralelo. Hay muchas cosas que un equipo de back-end puede hacer antes de que necesiten al equipo de front-end para la creación de plantillas. Y muchas plantillas son de prueba y error. Los dos equipos necesitarán comunicarse con frecuencia para que las cosas funcionen.

La implementación de back-end también se realiza a menudo al mismo tiempo que la migración de contenido. Necesita un equipo de desarrollo del lado del servidor, sus requisitos, sus integraciones, su CMS seleccionado y, en algún momento, su implementación de front-end. El resultado es una implementación de CMS en ejecución.

21. Migre y complete el contenido

Un paso que a menudo se pasa por alto en el proyecto de un sitio web es llevar el contenido al CMS. Este podría ser automatizado o manual, dependiendo de dónde se encuentre el contenido ahora y cómo podría cambiar.

Algunas personas dirán "migración del sitio" para referirse a todo el proceso de pasar de un sitio web a otro. Sin embargo, la planificación, el diseño, el desarrollo y el movimiento de contenido son todos "migración". Al proyectar una migración de contenido, hay tres preguntas diferentes que debe responder:

• La pregunta editorial: ¿Qué contenido se está moviendo y cómo debe cambiar en el camino?

• La pregunta funcional: ¿Cómo marcharán los aspectos funcionales o lógicos del contenido en el nuevo CMS?

• La pregunta de procedimiento: ¿Cómo se moverán los bytes reales de un disco a otro y cuál es el tiempo de eso?

Considerando que previamente ya debería tener inventariado su contenido, necesita comenzar su migración temprano. La migración va junto con la estrategia principal y el proyecto de desarrollo. Debe realizarse lo antes posible.

22. Pruebe y ponga en marcha el sitio

Ha llegado el momento del lanzamiento de su sitio web. Sin embargo, debe tener en cuenta que si no ha realizado ningún control de calidad antes de este punto, es probable que tenga algunos problemas importantes que aún no ha encontrado. La garantía de calidad (QA) no es algo que se realiza justo antes del lanzamiento. Aquí hay algunas de las pruebas de calidad más comunes que usted puede implementar a medida que desarrolla su sitio web:

• Prueba de aceptación del usuario.

• Pruebas unitarias/funcionales.

• Pruebas de accesibilidad/usabilidad.

• Pruebas de carga.

• Prueba de compatibilidad de dispositivos.

• Prueba de enlace/solicitud.

Esta fase probablemente marcará el final del proyecto. Usted requerirá un personal de control de calidad o de pruebas, que preste atención a los detalles y esté bien organizado para evitar todas las fallas posibles en su nuevo sitio y garantizar que su puesta en marcha se realice de acuerdo a las expectativas planteadas.

23. Planee las operaciones posteriores al lanzamiento

Se podría soñar con un sitio completamente automatizado, pero eso es imposible. 

La gobernanza tiene que ver con la toma de decisiones; sobre los sistemas que mantienen las cosas en orden o los sistemas que gobiernan las empresas. Cuando se hace referencia a gobernanza digital, se habla de la asignación de propiedad, la determinación de las personas, los procesos que administrarán su sitio, la documentación, el seguimiento de las políticas y el rendimiento.

Cuando se trata de su sitio, la gobernanza a menudo se manifiesta de tres maneras clave:

• Roles y responsabilidades: ¿Quién se ocupa realmente de las cosas en su sitio?

• Política, estándares y flujo de trabajo: ¿Qué sistemas y reglas existen para garantizar la rendición de cuentas, la responsabilidad y la coherencia en todo su ecosistema digital?

• Responsabilidad, autoridad y cambio: ¿Quién responde por el contenido, el diseño, la funcionalidad y las decisiones en su sitio, y cómo cambia la organización para satisfacer esas necesidades?

La organización y la ejecución de la gobernanza del sitio ocurren paralelamente a la planificación, el diseño y la construcción del sitio y, deben estar en marcha a tiempo para que se lance el sitio.

24. Mantenga y mejore su sitio

Ahora empieza el verdadero trabajo: cómo gestionar el proceso de apoyo y mantenimiento, hacer circular y comprobar los nuevos contenidos y mantener el sitio actualizado después del día de su lanzamiento. 

El lanzamiento de un nuevo sitio es, de hecho, el final de ese proyecto en particular. Pero también es el comienzo de un nuevo reto. Los productos están diseñados para resolver problemas. Se les da valor y atención, y se les dan recursos. Sin embargo, se desarrollan con el fin de que sean duraderos, por lo tanto, requieren una mejora constante para seguir siendo competitivos. Un sitio sigue aportando valor empresarial durante mucho tiempo cuando se garantiza un adecuado mantenimiento y soporte continuo. 

En este punto, usted estará imaginando todo el trabajo que significa el desarrollo de un nuevo sitio web o la actualización de uno ya existente. Sin embargo, estos proyectos son un conjunto de emociones humanas, capacidades técnicas y buena gestión organizacional. 

Debe saber que, si bien estos proyectos conducen y terminan con un éxito total, todo debe ir enlazado en un trabajo incremental que se tiene que ir gestionando gradualmente para mantener estos resultados esperados y garantizar el cumplimiento de las expectativas y necesidades de sus usuarios.

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