Optimizando el proceso de RFP para la gestión de contenido: mejores prácticas

La gestión de contenido desempeña un papel fundamental en cualquier estrategia digital exitosa. Las organizaciones que han perfeccionado sus procesos de gestión de contenidos no solo aumentan su productividad, sino que también logran ahorros significativos de tiempo. En este contexto, la solicitud de propuestas (RFP) se convierte en una herramienta esencial para la selección de un nuevo sistema de gestión de contenidos y del proveedor adecuado.

A pesar de su importancia, muchas empresas incurren en errores que comprometen la efectividad de sus RFPs, lo que puede resultar en decisiones menos óptimas al elegir un sistema que no se ajusta adecuadamente a sus necesidades específicas. 

Reconociendo la importancia de este proceso, Aplyca ha desarrollado una guía paso a paso que orientará a su organización hacia una elección informada y acertada. A continuación, exploramos cada fase de este proceso para asegurar que su organización establezca las bases adecuadas para un exitoso proyecto de gestión de contenidos.

Guía para que una RFP asegure el éxito del proyecto

Con esta guía, una  RFP de gestión de contenidos será más que un documento; será la hoja de ruta para un proyecto digital exitoso. Además, en cada ítem, encontrará preguntas clave para la creación de su documento. 

1. Enfocarse en el problema, no en la solución

La mayoría de las RFP fallan porque eligen una solución antes de entender el problema. Hay que comprender el objetivo final del proyecto y cómo se medirá su éxito.

• ¿Puede describir los desafíos específicos que se están enfrentando actualmente en la gestión de contenidos?

• ¿Cómo definiría el éxito de este proyecto en términos de superar estos desafíos?

• ¿Ha identificado soluciones potenciales para estos problemas, o espera que los proveedores propongan soluciones?

2. Presentar la organización

Explicar cómo están organizados los equipos y cuáles son las unidades de negocio principales. Es esencial proporcionar una visión detallada de los perfiles que gestionan contenido e identificar cuáles son sus necesidades.

• ¿Podría proporcionar una descripción detallada de la estructura organizativa de su empresa?

• ¿Cuáles son las principales unidades de negocio y cómo están organizados los equipos relevantes para la gestión de contenidos?

• ¿Puede identificar los perfiles específicos dentro de su organización que estarán involucrados en la gestión de contenidos?

3. Tener diversidad de perspectivas

Es importante invitar a personas de todos los departamentos que están involucradas en la gestión de contenidos de la organización para tener una perspectiva completa y representativa. La colaboración interdepartamental fomenta la alineación de objetivos y la participación activa de todas las partes interesadas. 

• ¿Cómo planea involucrar a representantes de todos los departamentos clave en el proceso de gestión de contenidos?

• ¿Cuál es su enfoque para garantizar una participación activa y representativa de todas las partes interesadas?

4. Establecer un presupuesto y un cronograma

Es crucial considerar no solo los costos iniciales de adquisición del sistema de gestión de contenidos, sino también los gastos continuos asociados, como mantenimiento, actualizaciones y posibles costos ocultos. Un análisis de los costos a lo largo del tiempo proporcionará una visión más precisa y ayudará a evitar sorpresas financieras en el futuro.

Además, es esencial definir claramente los plazos para cada fase del proceso de selección e implementación. Establecer hitos y fechas límite realistas garantizará un flujo de trabajo coherente y permitirá una toma de decisiones informada. 

Si no se está seguro de los costos, se pueden realizar investigaciones previas para obtener orientación de proveedores.

• ¿Cuáles son los costos iniciales esperados para la adquisición e implementación del nuevo sistema de gestión de contenidos?

• ¿Incluyen estos costos licencias, configuración inicial y cualquier otro gasto asociado con la instalación?

• ¿Puede identificar los gastos continuos asociados como mantenimiento, actualizaciones y posibles costos ocultos?

• ¿Cuáles son los hitos clave que deben alcanzarse en cada fase?

• ¿Planifica establecer hitos específicos y revisiones periódicas durante el proceso para evaluar el progreso?

5. Definir y priorizar objetivos

Estos objetivos pueden incluir mejorar la eficiencia en la creación y distribución de contenido, aumentar la colaboración entre equipos, optimizar la experiencia del usuario, entre otros.

Al establecer una jerarquía de objetivos, se facilita la toma de decisiones durante la evaluación de las propuestas. Además, esta clasificación ayuda a comunicar de manera efectiva las metas principales a los posibles proveedores, permitiéndoles adaptar sus soluciones a las necesidades más críticas de la organización.

• ¿Cuáles son los objetivos clave que espera lograr mediante la implementación de un nuevo sistema de gestión de contenidos?

• ¿Cómo priorizaría estos objetivos en términos de importancia para su organización?

• ¿Existen objetivos intermedios que deban lograrse durante diferentes fases del proyecto?

6. Detallar los desafíos actuales en la gestión de contenidos

Crear escenarios que indiquen cómo deberían funcionar las cosas. Especificar si se necesita creación de nuevo contenido, reutilización o migración y quién será responsable de la creación del contenido. 

Al identificar y explicar los desafíos específicos que enfrenta la gestión de contenidos en la actualidad, se brinda a los proveedores la oportunidad de presentar soluciones específicas para abordar esos problemas.

Este nivel de detalle facilita una evaluación más precisa durante el proceso de selección del sistema de gestión de contenidos.

• ¿Puede proporcionar ejemplos específicos de desafíos que haya experimentado en la gestión de contenidos hasta ahora?

• ¿Cuáles son los escenarios ideales que espera lograr con el nuevo sistema de gestión de contenidos?

• ¿Quién será el responsable de la creación y mantenimiento del contenido en el nuevo sistema?

7. Diseñar la arquitectura y los objetivos de integración

Definir la estructura y el funcionamiento del sistema de gestión de contenidos de manera detallada. 

Definir la arquitectura:

Especificar los requisitos técnicos y funcionales, determinar la estructura de navegación y la organización de contenidos, detallar los roles y permisos de los usuarios e identificar cualquier personalización o desarrollo adicional requerido.

• ¿Cuáles son los requisitos técnicos y funcionales más críticos que espera que cumpla el nuevo sistema?

• ¿Cómo visualiza la estructura de navegación y la organización del contenido dentro del CMS?

Objetivos de integración:

Enumerar las plataformas y sistemas existentes que deben integrarse, especificar los tipos de integraciones necesarios (por ejemplo, con redes sociales, bases de datos, herramientas de análisis), definir los flujos de trabajo para la colaboración y la integración entre sistemas y establecer estándares para la consistencia y calidad de los datos en todas las integraciones.

• ¿Qué plataformas y sistemas existentes deben integrarse con el nuevo CMS?

• ¿Hay requisitos específicos para la integración, como con redes sociales, bases de datos o herramientas de análisis?

8. Definir la efectividad del proyecto

Definir la efectividad del proyecto implica establecer criterios claros para evaluar el éxito y medir el progreso a lo largo del tiempo. 

Identificar KPIs específicos que se utilizarán para medir el rendimiento del proyecto (aumento en la eficiencia de la creación de contenido, mejora en la experiencia del usuario, reducción de tiempos de carga, aumento en la participación del usuario, entre otros). 

Definir metas claras y alcanzables que la implementación del nuevo sistema pretende lograr, establecer un plan para la evaluación continua del proyecto, con revisiones periódicas de los objetivos, definir los mecanismos para recopilar datos, realizar análisis y ajustar estrategias según sea necesario e integrar la retroalimentación de los usuarios y otros stakeholders para mejorar la efectividad del sistema de gestión de contenidos con el tiempo.

• ¿Cuáles son los KPI específicos que utilizará para medir el éxito del proyecto?

• ¿Cómo planea recopilar datos y realizar análisis para evaluar la efectividad del sistema a lo largo del tiempo?

• ¿Cómo integrará la retroalimentación de los usuarios y otras partes interesadas en sus evaluaciones continuas?

9. Definir el alcance del proyecto

Identificar las funcionalidades esenciales, describir características clave fundamentales para el éxito del proyecto, especificar cualquier funcionalidad que esté fuera del alcance del proyecto, establecer limitaciones claras en términos de recursos, tiempo y capacidades, definir claramente las integraciones y sus requisitos, indicar si hay sistemas específicos con los que no se espera integración, especificar los roles y responsabilidades de cada tipo de usuario, establecer criterios para evaluar si el proyecto fue completado con éxito y definir los estándares que debe cumplir el CMS para ser aceptado.

• ¿Cuáles son las funcionalidades esenciales que considera fundamentales para el éxito del proyecto?

• ¿Existen características específicas que estén fuera del alcance del proyecto?

• ¿Cómo definiría los roles y responsabilidades de cada tipo de usuario en el nuevo sistema?

10. Solicitar solo lo necesario

Encontrar el equilibrio entre recopilar datos esenciales y no agregar complejidad innecesaria contribuye a recibir respuestas más precisas y pertinentes, permitiendo una selección más acertada. 

• ¿Cómo planea equilibrar la recopilación de datos esenciales sin agregar complejidad innecesaria al proceso?

• ¿Existen áreas específicas en las que prefiera obtener información más detallada o específica de los proveedores?

10. Dar tiempo para el diálogo

Invitar a preguntar es vital. Esperar consultas de ambas partes y reservar tiempo para respuestas. Este enfoque fomenta un intercambio constructivo de información.

• ¿Cómo fomentará el diálogo entre su organización y los proveedores durante el proceso de RFP?

• ¿Cuánto tiempo planea reservar para responder preguntas y aclarar dudas de ambas partes?

Navegando los desafíos humanos del proceso de una RFP

Sabemos que este proceso puede estar lleno de desafíos. Uno de ellos es entender el lado humano. Por consiguiente, estas son algunas estrategias para hacer una RFP con un enfoque centrado en las personas.

1. Establecer plazos adecuados

Si bien la capacidad de respuesta de un proveedor es esencial, es importante respetar unos tiempos necesarios para asegurar una selección informada. 

2. Calidad sobre cantidad

Algunas RFP son una lista de preguntas que no se revisan de manera adecuada. Por esta razón, las preguntas deben ser significativas y deben contribuir a la toma de decisiones. 

3. El poder del cómo se dice algo

El tono de una RFP puede generar fricciones. RFPs llenas de advertencias y requisitos pueden desincentivar a los proveedores. Es preferible un enfoque constructivo y de colaboración. 

4. Más allá de las capacidades técnicas

Las RFPs también miden la idoneidad de la relación humana. El trato durante el proceso impacta directamente en la disposición para comprometerse con el proyecto. Por esta razón, es importante establecer una base de confianza y respeto. 

• ¿Cómo establecerá plazos adecuados para garantizar una selección informada sin comprometer la capacidad de respuesta de los proveedores?

• ¿Qué enfoque tomará para garantizar que el tono de la RFP sea constructivo y fomente la colaboración?

• ¿Cómo evaluará la idoneidad de la relación humana con los proveedores durante el proceso?

A continuación presentamos una tabla- guía que destaca las fases del proceso, las preguntas clave y los temas abordados en cada sección:

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