Las herramientas detrás del éxito de Aplyca

Como parte de su filosofía corporativa, Aplyca utiliza herramientas de colaboración y marcos de trabajo ágil que le permiten trazar un buen rumbo para la gestión de proyectos con clientes.

El año 2020 se convirtió para Aplyca en una oportunidad de crecimiento y evolución. Esto no solo se vio reflejado en nuevos negocios y en la posibilidad de ayudar a nuestros clientes a ofrecer mejores experiencias digitales. Asumimos también un proceso de transformación interna para aprovechar las fortalezas de nuestros equipos de trabajo y potenciar el talento humano.

El informe titulado La tecnología y el cambiante mundo laboral presentado por Lenovo, destaca los retos y oportunidades que representa el trabajo remoto y cómo las empresas deberían asumir esta nueva etapa junto a sus departamentos de tecnología. Entendemos que esto es clave para asegurar una comunicación fluída entre los equipos y mantener el curso de los proyectos.

Desde hace algunos años, en Aplyca utilizamos herramientas de gestión que resultan valiosas para facilitar el intercambio de información, el contacto entre las diferentes áreas y la visualización y seguimiento de los proyectos. Cuando fue necesario adoptar el trabajo remoto, debido a la emergencia sanitaria, fue mucho más fácil hacer esa transición.

Soluciones que hacen posible una verdadera colaboración

Como parte de nuestra cultura organizacional, en Aplyca hemos soportado los procesos mediante herramientas y soluciones digitales que favorecen la comunicación y la productividad. Esto nos ha permitido evaluar e identificar las mejores opciones disponibles para adaptarlas a nuestros esquemas de trabajo.

Notion: nuestra opción para gestionar tareas y documentar proyectos

Notion es una aplicación que integra varios componentes como bases de datos, notas o calendarios, y ha sido de gran ayuda para organizar nuestras actividades. En ella es posible incluir información asociada a un proyecto de manera muy efectiva.

Fue creada con el propósito de reunir gran parte de los flujos de trabajo en un solo espacio. Gracias a que toda la información está en línea, esta herramienta se convierte en una gran ventaja para llevar un control acertado de proyectos y tareas.

Lo interesante de esta aplicación es la variedad de opciones a través de las cuales logramos documentar un proceso para facilitar su comprensión y seguimiento. Funciona muy bien en dispositivos móviles y todas las personas involucradas en un proyecto pueden estar al tanto de los cambios o actualizaciones reportadas.

A inicios de 2019, Notion contaba con cerca de un millón de usuarios y para abril de 2020 alcanzó cuatro veces más esa cifra. Si las empresas continúan trabajando de forma remota, tal como lo anunciaron Twitter, Facebook, Shopify y Siemens, entre otras, y hacen de este esquema una política permanente, estas aplicaciones colaborativas serán esenciales.

De acuerdo con César Rojas, director de Proyectos de Aplyca, Notion nos brinda la posibilidad de establecer qué camino debemos tomar para responder de forma oportuna a cualquier novedad que surja durante la ejecución de un proyecto. Esta aplicación es la base donde compartimos el conocimiento alrededor de un cliente o una nueva implementación y una herramienta imprescindible para enriquecer nuestro trabajo.  

Clickup: la forma como visualizamos nuestros tableros Kanban y enriquecemos nuestra gestión

Como parte de la implementación de prácticas ágiles (Agile) en nuestra organización, utilizamos tableros Kanban, los cuales nos ayudan a mapear y hacer visibles los flujos de trabajo de las diferentes áreas o proyectos.

Este método surgió en la década de 1940, cuando Toyota adoptó un nuevo enfoque para la fabricación de productos. Aunque hoy existen diferentes tipos de tableros Kanban, en Aplyca hacemos uso de este sistema de tarjetas para identificar el avance de nuestros proyectos y facilitar la asignación y gestión de tareas.

Para ello, usamos Clickup. A través de esta herramienta creamos los tableros en donde podemos visualizar el estatus de actividades para los diferentes proyectos. También nos permite validar que lo que está en proceso es lo que verdaderamente requerimos para cumplir con tiempos de entrega o compromisos, no solo hacia nuestros clientes sino también a otras áreas de la organización.

Otra de las características que aprovechamos de Clickup es la asignación de tareas para los diferentes equipos de trabajo. Además, las funcionalidades para establecer recordatorios, realizar seguimiento de objetivos y personalizar informes, enriquecen nuestra gestión.

 El sistema permite llevar un histórico de las conversaciones. De esta forma, aseguramos que la información no se quede perdida en un correo electrónico y que todos los involucrados en el proceso utilicen los datos disponibles para facilitar su trabajo.

Mediante el uso de tableros y otros elementos de Clickup, estamos en capacidad de identificar lo que va bien en un proyecto o detectar deficiencias para corregir en el momento preciso.

Lo más importante es que Kanban ha otorgado a nuestros equipos de trabajo la capacidad de comprender los procesos y cómo el esfuerzo de cada uno de ellos puede impactar en el resultado final. Tener esa claridad sobre lo que hacemos y el valor que podemos generar, ha sido también muy positivo para aumentar la confianza y satisfacción de las personas en la organización.

Creemos que el sistema de tarjetas ha mejorado la comunicación y la colaboración: dos elementos claves para el esquema de trabajo remoto en el que estamos inmersos. Esto se traduce en una entrega de valor continuo a nuestros clientes y en un constante aprendizaje para potenciar lo que hacemos bien y refinar lo que sea necesario.

Slack: la mejor opción para comunicarnos y estar en contacto

Una de las fortalezas frente a nuestros clientes es que encuentran en Aplyca a un verdadero aliado tecnológico para sus proyectos digitales. Esto no sería posible sin un equipo de trabajo sólido, comprometido y sincronizado. Para nosotros, garantizar los flujos de comunicación interna resulta estratégico y vital en la organización.

Con Slack hemos llevado la comunicación entre equipos a otro nivel, pues encontramos en esta herramienta una forma eficiente para establecer conversaciones y mantenernos en contacto. La posibilidad de crear canales por equipos para tratar temas específicos, en donde todos los involucrados estén al tanto de lo que pasa, hace que seamos más eficientes.

 Una de las características que aprovechamos de esta plataforma es la posibilidad de consultar los históricos de las conversaciones o temas tratados. Esto ha sido fundamental para garantizar un buen seguimiento a los proyectos en curso y crear memoria sobre los procesos. De esta forma, ponemos en práctica los aprendizajes y compartimos conocimientos.

Scrumban: una forma de adaptar las herramientas a nuestra cultura

El valor que hemos encontrado en las metodologías ágiles es la posibilidad de transformar las herramientas para crear el mayor valor posible, tanto en nuestros procesos internos como en la gestión de proyectos con clientes.

En otras palabras, tomamos lo mejor de algunos métodos y los implementamos de acuerdo con nuestra filosofía de trabajo. Valoramos aquello que hemos identificado que se adapta mejor a nuestra forma de hacer las cosas.

Como parte de nuestro proceso de desarrollo de software, identificamos las mejores prácticas de experiencias pasadas y las aplicamos en nuevos proyectos. “Nos enfocamos en desarrollo iterativo e incremental: realizamos entregas cada cierto tiempo y ese tiempo puede estar entre una y tres semanas. Con base en el product backlog, vamos definiendo lo que se debe tener listo al final de cada sprint”, explica Rojas. 

Scrumban es el término que mejor define cómo lo hacemos, porque decidimos combinar las mejores características de estos dos métodos ágiles. De acuerdo con Deloitte, Scrumban se está volviendo muy popular en la industria de servicios, donde existen proyectos que combinan tanto desarrollo como mantenimiento: se aprovecha la naturaleza prescriptiva de Scrum y la evolución de procesos de Kanban para asegurar la mejora continua. 

Un aspecto muy importante del estilo Aplyca es que empoderamos a los líderes de equipo para que puedan cumplir los requisitos de cada proyecto. “Esta es la razón por la cual creamos los roles de líderes técnicos. De esta manera, le damos confianza a un líder técnico para que decida cómo cumplir los entregables, respaldado en su experiencia técnica y en la de su equipo”, concluye Rojas. 

Creemos en la tecnología y buscamos constantemente nuevas formas de aprovecharla, tanto para nuestra organización, como para los clientes. No solo somos un proveedor de lo que hacemos, sino también un proveedor de lo mejor que hay, y eso es lo que aseguramos en cada proyecto que ejecutamos.