Integrando los sistemas empresariales para Ecommerce (ERP, PIM, CRM)

La era digital ha traído consigo nuevos canales de comercialización para atraer compradores de todo el mundo. El comercio electrónico o Ecommerce ha reducido los costos de marketing y ha modernizado la forma en que las empresas hacen negocios, mediante una comunicación más fructífera con los clientes.

Con el Ecommerce llegaron las tiendas en línea, abiertas los 365 días del año y las 24 horas del día. En este contexto resulta esencial para las organizaciones que sus sistemas empresariales, tales como Planeación de Recursos Empresariales (ERP), Sistema de Información de Productos (PIM) y Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM), se integren para Ecommerce, con el fin de mejorar la experiencia general del cliente e incrementar la escalabilidad operativa.

¿Qué significa Ecommerce y ERP?

Ecommerce

Es un sistema que permite la compra-venta de bienes y servicios a través de Internet, garantizando una transferencia fluida de datos y dinero para una transacción comercial. 

Los modelos de comercio electrónico más comunes son:

• Empresa a Consumidor (B2C): Cuando una empresa vende productos o servicios directamente al consumidor. Por ejemplo, la compra de un par de camisas en una tienda en línea.

• Empresa a Empresa (B2B): Cuando una empresa vende productos o servicios a otra empresa. Por ejemplo, un fabricante de automóviles que vende repuestos de autos a tiendas de repuestos.

ERP

Es un sistema que centraliza todos los aspectos operativos de una empresa. Su objetivo es automatizar los principales procesos de una organización, permitiendo conectar, coordinar y gestionar muchas funciones administrativas relacionadas con los productos, servicios contables y recursos humanos.

Hay muchos proveedores de ERP, como SAP, Oracle JD Edwards, SYSPRO y Microsoft Dynamics.

Integración del ERP para Ecommerce

La integración del ERP mejora la productividad al disminuir las entradas manuales, que son generadoras de errores cuando se ingresan pedidos, inventarios y datos de clientes al sistema. Además, al estar automatizado este proceso, no se necesita contratar empleados adicionales para administrar estas tareas.

Igualmente, la integración permite un mejor monitoreo del inventario e informar con precisión y en tiempo real a los clientes sobre la disponibilidad de stock. También permite administrar fácilmente los cambios en los precios de los productos en el inventario.

Dependiendo de la integración con los sistemas PIM y CRM, desde el ERP se pueden obtener todos los datos. Al actuar como la única fuente real, el sistema ERP se convierte en una poderosa herramienta, pues se utiliza como depósito central de toda la información relacionada con los productos.

Otras integraciones: PIM y CRM

Gestión de Información de Productos (PIM)

Un componente indispensable para integrar al Ecommerce es el sistema PIM, el cual permite recopilar, administrar y enriquecer el catálogo de productos para su distribución en los canales de comercio electrónico.

Un contenido detallado del producto es un diferenciador valioso cuando se trata de la lealtad y experiencia del cliente. Entre los proveedores de PIM están Pimcore y Akeneo.

Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM)

El sistema CRM brinda a las empresas la capacidad de administrar fácilmente todas las interacciones con sus clientes, dando un soporte adecuado a la gestión de ventas y facilitando la comunicación del equipo de trabajo.

Los sistemas CRM más destacados son Salesforce, SAP y Microsoft Dynamics 365, controlando el 35-40% del mercado.

La integración de un sistema CRM al Ecommerce permite realizar un seguimiento de las relaciones con los clientes, crear contenido personalizado para cada cliente y generar datos claves para el análisis del comportamiento de los clientes, tales como sus búsquedas, vistas e historial de compras, para brindar recomendaciones oportunas y relevantes, creando una excelente experiencia de compra.

¿Cómo se integran los sistemas empresariales para Ecommerce?

Resulta esencial evaluar cuál es el mejor enfoque de integración para el negocio. Los modelos de integración más comunes son:

Integración punto a punto

Esta integración se utiliza entre dos sistemas que solo tienen una transferencia de datos en el proceso. Es un enfoque de integración simple y adecuado cuando se integran pocas aplicaciones.

Sin embargo, no es una buena idea para las empresas que tengan que integrar más de tres o cuatro aplicaciones, porque resultaría muy compleja, especialmente cuando una transacción involucre más de dos aplicaciones y deba administrarse al mismo tiempo en varios sistemas. Sería como tener una conversación telefónica entre diez personas usando teléfonos comunes de dos vías.

Middleware inteligente (Hub)

Este enfoque se basa en que el middleware se encargue de “traducir” cada comunicación de un sistema a otro, utilizando para ello un lenguaje interno. Esto significa que los datos son mapeados y transformados en el Hub, generando un impacto muy bajo en cada una de las aplicaciones conectadas.

Su desventaja es que el middleware se puede convertir en un sistema pesado y complejo, que requerirá una sólida integración para cada nuevo sistema al que se conecte.

Middleware de comunicación (Enterprise Service Bus)

Otra forma de implementar el concepto de middleware es definiendo una forma universal en que las aplicaciones se comunican con él, dejando que solo el middleware hable ese idioma. De esta manera, el middleware es una infraestructura de comunicación, al no contener una lógica empresarial específica.

Su desventaja es que cada aplicación debe adaptarse a este lenguaje universal, de ahí la necesidad de un "adaptador" en cada sistema que se conecte, que deberá proporcionar el mapeo y transformación de los datos.

Mejores prácticas para la integración

1. Comprender los requerimientos del proyecto

Las empresas deben hacerse estas preguntas para garantizar una integración exitosa:

• ¿Cuál es el objetivo general de la integración?

• ¿Qué retos abordará la integración y cómo le dará valor a la organización?

• ¿Qué datos se deben sincronizar entre los sistemas?

• ¿Se deben automatizar ciertos procesos y flujos de trabajo?

Las respuestas a estas preguntas brindarán información para el proyecto y cómo afectará la integración a la empresa, tanto a corto como a largo plazo.

2. Planificar los recursos

Se necesita evaluar qué recursos están disponibles para ser utilizados. Es decir, si se necesita asignar recursos internos o contratar un proveedor de integración que ayude a ahorrar tiempo y crear un flujo de trabajo claro.

Después de planificar el proceso de integración, se deben especificar los datos que serán sincronizados.

3. Evaluar el volumen de datos

Se debe considerar si la integración puede manejar un gran volumen de datos a medida que la tienda de comercio electrónico vaya creciendo. La integración debe ser capaz de adaptarse para soportar grandes cantidades de datos, sin estar restringida por limitaciones de escalabilidad.

4. Mapeo de datos de los productos

Se deben hacer coincidir los datos que se muestran en el front-end con los datos que se configuran en el ERP.

5. Pruebas de calidad

Las organizaciones deben brindar tiempo y recursos para probar exhaustivamente el desempeño de la integración antes de ponerla en marcha. Aunque las pruebas sean costosas, sirven para revelar problemas imprevistos y garantizan que se haya cumplido con todos los requerimientos del negocio.

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