¿Cómo migrar el contenido de un sitio web?

La necesidad de migrar el contenido web corporativo surge cuando las empresas necesitan alinearse con nuevas tendencias tecnológicas o de diseño, reestructurar su información, alinear su mensaje para llegar a nuevas audiencias o darle un mayor énfasis a algunas de sus áreas o servicios.

La migración de un portal corporativo puede involucrar:

• Cambios de ubicación del sitio (de protocolo, dominio o url). 

• Replatform o cambios de plataforma (por ejemplo migración a un nuevo CMS). 

• Cambios estructurales (en la arquitectura y la jerarquía de sus contenidos).

• Revisiones de contenido. 

• Cambios de diseño. 

Migrar su contenido web a una nueva plataforma o sistema de gestión de contenido CMS, y organizarlo bajo una arquitectura web moderna, le puede ayudar a mejorar la experiencia digital de sus clientes, aumentar su eficiencia en la creación de contenidos y mejorar sus flujos de trabajo editoriales. 

¿Qué es una migración de contenido web?

Una migración de contenido web es el proceso de mover sus textos, imágenes, vídeos, foros, etc. de un sistema de gestión de contenidos a otro, al tiempo que se evalúa cómo está organizado y diseñado ese contenido. Es un proceso que involucra la arquitectura del sitio, el diseño del nuevo portal y la migración de la información existente. 

Una migración web es el momento perfecto para refrescar o modificar contenido desactualizado y para asegurarse de que sus estándares de calidad y de posicionamiento de marca estén acordes con su estrategia de negocio actual.  

En este proceso no siempre es necesario renovar o cambiar simultáneamente todos los elementos (arquitectura, diseño, integraciones, blogs, etc), en algunas ocasiones se puede mantener alguno mientras se renuevan los otros. De hecho, en el momento de organizar la estructura de los contenidos, la práctica de mantener las diferentes partes desacopladas permite un manejo más óptimo del ciclo de vida del portal. 

¿Cómo se realiza la migración de contenido web?

Para comenzar, considere las siguientes preguntas para guiar su proyecto de migración web: 

• ¿Qué información existe actualmente en el sitio?

• ¿Cuál es el origen de la información?

• ¿Cuál es su destino?

• ¿Cómo se va a organizar el proceso?

• ¿Cuáles contenidos se pueden migrar automáticamente o masivamente y cuales requieren una migración manual?

• ¿Dónde debe alojarse cada elemento durante el tiempo que tome la migración? 

En este proceso es muy importante hacer un inventario de la información y tener claridad sobre dónde está la información y adónde debe llegar. 

Pasos y mejores prácticas para planear la migración de su contenido web

1. Destinar un equipo de trabajo encargado de la consolidación, estructuración y carga de contenidos.

2. Realizar la planeación inicial y asignación de responsabilidades, teniendo en cuenta la estrategia de contenidos para el nuevo sitio. 

3. Auditar el contenido, determinando el universo de contenidos a migrar, así como los contenidos que no van a ser migrados.

4. Priorizar el contenido que debe ser migrado por niveles y subniveles. 

5. Realizar un inventario de funcionalidades propias y contribuidas. 

6. Realizar una planeación de pruebas funcionales y personalizadas.

7. Ejecutar la migración por segmentos de acuerdo a la priorización de los elementos.

8. Realizar seguimientos semanales con entregas parciales de acuerdo a la priorización. 

6 consideraciones para una migración web exitosa

1. Tener claridad respecto a las necesidades tecnológicas del nuevo portal

Muchas veces al emprender un proyecto de rediseño y migración web las empresas no tienen claridad respecto a sus necesidades de tecnología. Para resolver esto es recomendable tener la asesoría profesional adecuada, de modo que se puedan definir los requerimientos, enfocar las prioridades y establecer expectativas realizables. 

2. Establecer buenas prácticas de comunicación

Uno de los aspectos más importantes es tener una excelente comunicación entre los equipos de trabajo. Esto ayuda a  tener claridad respecto a las funcionalidades que se pueden lograr y las que no y hace que sea posible informar posibles bloqueos con tiempo de maniobrabilidad. 

3. Definir claramente el alcance del proyecto

Un aspecto clave consiste en revisar estrictamente desde el inicio tanto la estructura web como la estructura de contenidos, de modo que el alcance del proyecto esté claramente definido y los requerimientos iniciales queden documentados. La planificación es parte esencial del éxito del proyecto. 

Aunque siempre es posible agregar nuevas funcionalidades si surgen en el camino, se debe tener claridad respecto a su prioridad y sobre lo que corresponde a desarrollos adicionales. Algunos de los requerimientos que surgen en el proceso se consideran como evolutivos y se desarrollan en una fase posterior a la implementación.  

4. No dejar las entregas para el final

Es muy importante ir probando cada desarrollo, funcionalidad y estructura de contenido a medida que se va realizando. Esperar hasta el final para ver si el trabajo que se ha realizado funciona correctamente es uno de los errores más comunes a evitar. Para esto es importante establecer claramente el orden de las entregas, así el cliente tiene la seguridad de que el equipo de desarrollo va a ir entregando los productos acordados y cumpliendo con los tiempos establecidos. Al entregar continuamente los avances se pueden identificar más eficientemente los errores que se presentan y corregirlos en el camino. 

5. Documentar con detalle el proceso

Cada etapa del proceso, incluyendo los acuerdos iniciales respecto a los puntos mencionados anteriormente, debe quedar claramente documentada. Esto ayuda a generar confianza y evitar posibles conflictos a largo plazo.

6. Mitigar el impacto en ranking SEO

Comúnmente una migración de sitio web o contenidos tiene un gran impacto en la reputación SEO, pero esto no tiene por qué ser así si se hace una planeación adecuada. 

La información que las compañías construyen históricamente constituye un activo muy valioso y es fundamental que en el proceso de migración del contenido web se mantenga su integralidad. 

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