Cómo elegir software de gestión de proyectos en 2023
NEGOCIO, OPERACIONES.
La gestión de proyectos es un aspecto vital del funcionamiento de cualquier organización. Alcanzar los objetivos de marketing y captar nuevos clientes son solo algunos ejemplos de cómo la gestión de proyectos puede ayudar a las empresas a crecer. Para llevar a cabo estas tareas, es importante disponer de las herramientas adecuadas.
Sin embargo, seleccionar el software de gestión de proyectos ideal puede ser una tarea compleja, dada la abundancia de opciones disponibles en el mercado.
¿Qué son las herramientas de gestión de proyectos?
Una herramienta de gestión de proyectos es un software diseñado para ayudar a los equipos a planificar, organizar, asignar, rastrear y controlar las tareas y recursos necesarios para completar un proyecto. Estas herramientas permiten a los usuarios colaborar en tiempo real, compartir documentos y comunicarse para garantizar que el proyecto se mantenga en el plazo y presupuesto previstos. Las características comunes incluyen la creación de gráficos de Gantt, el seguimiento de tareas, la gestión de recursos, la programación de proyectos, la asignación de tareas y la gestión de presupuestos.
Tipos de software de gestión de proyectos
Las herramientas de gestión de proyectos se clasifican en las siguientes categorías:
On-premise software (Software in situ): La aplicación de gestión de proyectos se instala en la oficina o en los servidores de su empresa y se paga una licencia de propiedad única cada año para utilizarla
Cloud-hosted systems (Sistemas alojados en la nube): Estas herramientas de gestión de proyectos están basadas en la web e instaladas en el servidor del proveedor. Normalmente se paga una suscripción mensual para utilizar el software.
Collaborative systems (Sistemas colaborativos): Este tipo de software está diseñado para que varios usuarios puedan trabajar y colaborar simultáneamente en un proyecto o proyectos.
High-end systems (Sistemas de gama alta): Son sistemas creados como sistemas centrales de gestión de proyectos para grandes empresas y organizaciones que se ocupan de proyectos complejos.
Componentes clave de una aplicación de gestión de proyectos
A continuación se enumeran algunas de las características esenciales a considerar al elegir un software de gestión de proyectos y cómo pueden beneficiar a su empresa.
Colaboración en tiempo real: En el entorno actual, los equipos suelen ser grandes y los proyectos complejos, lo que requiere una aplicación de gestión de proyectos que permita a los miembros del equipo colaborar en tiempo real en una única plataforma para debatir las tareas.
Gestión de archivos y documentos compartidos: Este tipo de herramienta debe servir como ubicación central para almacenar, organizar y compartir archivos importantes, permitiendo una colaboración fluida entre los miembros del equipo.
Flujos de trabajo y tableros: Los flujos de trabajo y los tableros Kanban son esenciales para agilizar los procesos de gestión de tareas, ya que proporcionan visibilidad de todas las tareas del proyecto, permitiendo una mayor flexibilidad en la forma de enfocar el trabajo.
Creación de informes: La elaboración de informes es una característica importante del software de gestión de proyectos, ya que permite supervisar el progreso del proyecto y la asignación de recursos, identificando posibles riesgos e ineficiencias en tiempo real. Al proporcionar una visión clara del estado del proyecto, una herramienta de informes sólida puede ayudarle a optimizar los resultados del proyecto y minimizar los posibles problemas.
Control del tiempo: A la hora de elegir una aplicación de gestión de proyectos, es importante dar prioridad a aquellas que te ayuden a maximizar tu tiempo. Busca aplicaciones que te permitan establecer estimaciones de tiempo, realizar un seguimiento de los tiempos de finalización de las tareas y mantener un registro detallado de tus horas de trabajo. Mediante el uso de estas herramientas, puedes gestionar eficazmente tu tiempo y mejorar la productividad.
Las más conocidas: Monday vs. Asana vs. Click Up
En este artículo, presentamos una comparación entre tres de las herramientas de gestión de proyectos más utilizadas en la actualidad: Asana, ClickUp y Monday.com. Si bien cada una de estas plataformas tiene sus propias ventajas y desventajas, el objetivo es evaluar las características clave de cada herramienta y compararlas para que puedan tomar una decisión informada sobre cuál es la mejor opción para su proyecto.
Asana
Asana es una herramienta de gestión de proyectos que está dirigida principalmente a empresas de pequeño y mediano tamaño, así como a startups. Fue creada en 2008 por ex ejecutivos de Facebook con el objetivo de proporcionar una solución integral para la creación de proyectos, la gestión de tareas, la colaboración, la gestión de portfolios y flujos de trabajo.
Su plataforma ofrece un panel centralizado que permite a los miembros del equipo comunicarse y colaborar, eliminando la necesidad de correos electrónicos constantes y mejorando la eficiencia en la gestión del equipo.
Características
Asana proporciona más de 50 plantillas prediseñadas que permiten a los equipos comenzar rápidamente con soluciones específicas para tareas como recursos humanos, ingeniería, diseño, marketing y más.
Los gerentes pueden monitorear el progreso de un proyecto a través de diversas métricas, desde plazos hasta interacciones de los usuarios, utilizando la herramienta de Portafolios de Asana.
La interfaz de Asana es sencilla y visualmente organizada, lo que permite que casi cualquier persona pueda utilizarla sin problemas. Con su enfoque en la simplicidad, los usuarios pueden enfocarse en su trabajo sin distraerse por un software de gestión en línea complejo.
Monday.com
Monday es un software de gestión de proyectos que existe desde 2012 y ha ganado popularidad entre empresas de todos los tamaños, desde startups hasta grandes empresas.
Con Monday, diferentes equipos de una misma organización pueden utilizar el software para diversas funciones que se alineen con sus objetivos específicos. Por ejemplo, el equipo de ventas puede utilizarlo para crear un CRM que optimice los procesos de ventas, los desarrolladores pueden utilizarlo para hacer un seguimiento de los errores y el equipo de marketing puede utilizarlo para planificar y optimizar campañas.
El software viene con más de 200 plantillas prediseñadas para flujos de trabajo, o los equipos pueden crear las suyas propias desde cero. Su conjunto de funciones permite a los usuarios integrar cada paso de la gestión de proyectos en un único espacio, fomentando la transparencia y la cooperación entre los miembros del equipo, lo que se traduce en una mayor productividad.
Características
Integraciones nativas: Los usuarios pueden integrar Monday.com con hasta 15 aplicaciones de terceros, incluyendo nombres populares como Google Drive, Google calendar, Dropbox y más.
Automatización: Para un flujo de trabajo mejorado, los usuarios también pueden introducir automatizaciones sin código en sus tablones dentro del software.
Interfaz visual: La iteración de Monday.com en esta característica es un espectáculo para la vista. Su diseño fácil de usar es limpio, fresco y con códigos de colores, lo que hace que organizar las tareas sea un placer, en lugar de una tarea.
Click-Up
ClickUp es una herramienta de gestión de proyectos potente y versátil que puede ser utilizada tanto por individuos como por equipos. Pretende ser una solución "todo en uno", que combina importantes funciones de las aplicaciones empresariales y consolida los datos de los proyectos de la empresa en una única solución en línea.
Características
Personalización: En Click-Up prácticamente todo en el software se puede personalizar para adaptarse a sus necesidades únicas.
Colaboración: Gracias a su cuadro de chat integrado, los compañeros pueden colaborar más fácilmente que nunca con ClickUp.
Documentación detallada: Con las funciones de documentación de ClickUp, puede crear notas, realizar ediciones, realizar un seguimiento de las ideas y mucho más, todo en un único y práctico lugar.
