¿Cómo elegir el CMS adecuado? Excelencia y madurez en Gestión de Contenido (CMS)

Al buscar un sistema de gestión de contenido (CMS) adecuado para una organización, es esencial buscar uno que se adapte a sus objetivos a corto y largo plazo. Sin embargo, esta tarea puede ser difícil debido a la gran cantidad de opciones en el mercado, ya que en principio todos ofrecen características similares.

La clave para elegir el adecuado es personalizarlo para que se adapte a los procesos de la organización. Es decir, comprender cómo dichas características pueden usarse de manera eficaz con los procesos de la organización.

En Aplyca, presentamos unos puntos claves a considerar en la elección de la plataforma y equipo adecuado para cualquier organización. 

Características básicas y cómo se abordan

La mayoría de los CMS abordan características básicas y las resuelven de diferentes maneras:

• Estructuras de contenido

• Flujo de trabajo editorial

• Permisos y gestión de usuarios

• Programación y publicación de contenidos

• Integraciones con terceros

El problema es que cada CMS resuelve estas funciones básicas de diferentes formas.

Nuestra primera sugerencia es explorar cómo resuelve el CMS cada uno de estos puntos, analizando su aproximación técnica, la profundidad y madurez de la plataforma así como cuáles son las más importantes para su proyecto.

Las demostraciones de CMS son parciales

Es fácil hacer una demostración de CMS de media hora que muestre lo mejor de una plataforma. El problema es que estas sesiones rápidas no profundizan en los detalles de arquitectura, los sacrificios y posibles deficiencias de lo que se está mostrando. Para tomar la decisión correcta, es necesario profundizar en cada plataforma; y más importante, en el equipo que la respalda. 

  No confíe en la lista de funcionalidades

Es común que en un proceso de contratación envíen una extensa lista de funcionalidades: ¿tiene galerías? ¿Tiene foros? ¿Soporta integración con redes sociales?

Esto genera un incentivo a las compañías de implementar soluciones débiles para abarcar el mayor número de ‘SI’ en una tabla comparativa. Es importante priorizar las funcionalidades e indagar cómo se implementan en la plataforma.

Una prueba simple es extender características base (ejemplo: multi-sitio, multi-idioma, control de versiones, flujos de trabajo, permisos, flexibilidad de contenidos) a cada una de las funciones del sistema. ¿Si soporta una galería de fotos, tienen estas multi-idiomas, versiones, permisos y todo lo demás? O tal vez, los desarrolladores se tomaron sus libertades y lanzaron la función a medias.

Otro factor a revisar es qué tan costosos y propensos son los errores editoriales. Como las demostraciones las hace el vendedor, es inusual que cometa errores garrafales; pero en la vida real, un editor puede cometer un error mayor. El impacto de estos errores y la manera de protegerlos, es una medida de la madurez de una plataforma.

La Seguridad, clave en la elección de un CMS

La seguridad y el soporte de una plataforma CMS son factores clave a considerar al tomar una decisión. La seguridad es vital para proteger sus datos y evitar que su sitio sea vulnerable a los hackers. 

Aunque ningún sitio web está completamente a salvo, algunas plataformas son más seguras que otras, por lo que es importante investigar la seguridad de la plataforma antes de tomar una decisión. Además, es importante tener en cuenta el soporte, ya que no todas las plataformas ofrecen acceso directo a los equipos de soporte. Las aplicaciones de código abierto a menudo dependen de los usuarios para instalar parches de seguridad y actualizaciones, mientras que los productos de código cerrado o SaaS ofrecen asistencia técnica y actualizaciones automáticas a todos los sitios que ejecutan su plataforma. Esto puede ser beneficioso si desea evitar problemas técnicos y disfrutar de nuevas funciones agregadas por la comunidad.

El CMS como parte de su equipo de Desarrollo

Cuando invierte en una plataforma de tecnología, también está invirtiendo en un “socio” que será su apoyo en todo momento. Un buen equipo de implementación es fundamental para el éxito de un proyecto de migración de CMS. Aquí algunos criterios a tener en cuenta a la hora de elegir ese socio: 

• Busque un referente con experiencia en su sector y que comprenda los objetivos de su organización. 

• Determine si tiene la capacidad de entrenar a su equipo interno y experiencia en la integración con otros sistemas pertinentes. 

• Mantenga una relación cercana con el fabricante del CMS. No se deje engañar por la mejor plataforma si el equipo de implementación no es adecuado.

Las necesidades de su equipo

La elección de un CMS puede tener un gran impacto en la experiencia de un equipo, desde los profesionales del marketing hasta los equipos multifuncionales. En el 2023, hay muchas opciones de CMS disponibles, por lo que es esencial considerar las necesidades de todos al elegir uno nuevo. 

Recomendamos crear una lista de deseos y necesidades empresariales para cada departamento y desarrollar una matriz para priorizarlos. Este enfoque permite a los responsables de la toma de decisiones comparar las alternativas y elegir la opción más adecuada. Al utilizar una matriz, se pueden simplificar las ideas, identificar los puntos en común y llegar a un compromiso que beneficie a todos.

*Fuente: https://www.o8.agency/blog/how-choose-right-cms-key-factors#paragraph--20345

Es importante recordar que al elegir un sistema de gestión de contenidos (CMS), debe buscar uno en el que pueda confiar, que sea compatible con su equipo y que tenga la disponibilidad para realizar actualizaciones, ajustes e implementaciones. No importa si elige Drupal, TYPO3 o IBEXA, trabajar con un socio durante un período prolongado de tiempo para alcanzar los resultados que necesita es lo ideal. Esto le permitirá mejorar su trabajo conjunto a largo plazo y lograr mejores resultados en general.

CMS de código abierto (gratuito) vs. CMS de pago 

He aquí algunas diferencias clave entre los CMS de pago y los de código abierto

• Costo: Los CMS propietarios suelen tener un coste de licencia, mientras que los de código abierto suelen ser gratuitos.

• Flexibilidad: Los CMS propietarios suelen estar diseñados para fines específicos, mientras que los CMS de código abierto suelen ser más flexibles y se pueden personalizar para satisfacer diversas necesidades.

• Control: El CMS propietario proporciona un control total al vendedor, mientras que el CMS de código abierto permite a los desarrolladores modificar y mejorar el software para adaptarlo a sus necesidades.

• Soporte: Los CMS de pago suelen contar con un soporte dedicado por parte del proveedor, mientras que los CMS de código abierto dependen del soporte de la comunidad o de un proveedor externo.

• Seguridad: Al pagar un CMS este suele tener mayor seguridad porque el código no es accesible al público. Sin embargo, los CMS de código abierto pueden ser igual de seguros si son actualizados y mantenidos regularmente por una comunidad de desarrolladores o un socio de desarrollo.

¿Cuál elegir?

Un CMS de código abierto es una buena opción si se cuenta con un equipo de confianza para escalar aplicaciones web, se prefiere flexibilidad y no se quiere estar atado a una empresa de software específica. El alojamiento es más barato y los módulos están fácilmente disponibles, por lo que Drupal y WordPress son opciones populares. Si se necesita una plataforma con soporte dedicado, actualizaciones de seguridad e integración total con DXP, se debe optar por un CMS propietario, que también ofrece funciones sólidas para la gestión multisitio, el flujo de trabajo y el escalado. Es una opción mejor para ecosistemas complejos y en crecimiento, pero tiene un precio elevado.

Mitigar las dependencias o “lock-ins” 

La dependencia de un proveedor se produce cuando una organización se ve obligada a utilizar un producto o servicio específico y no puede cambiar de proveedor debido a factores como los elevados costes, la complejidad o la duración prevista de la migración.

Aunque la dependencia de un proveedor y las trampas del SaaS son problemas comunes, también existe otro tipo de dependencia: la dependencia del desarrollador. Con los Headless CMS, en particular, las empresas pueden depender demasiado de los desarrolladores, lo que dificulta que los usuarios empresariales gestionen el sistema por sí mismos.

Para evitar los bloqueos, o lock-ins es importante centrarse en soluciones de código abierto y arquitecturas híbridas headless que proporcionen a los usuarios las herramientas para construir las cosas a su manera. Esto ayudará a minimizar el riesgo de estar atado a un proveedor o desarrollador específico. Sin embargo, como lo mencionamos anteriormente esto puede traer problemas de seguridad. 

Tres puntos clave intentar mitigar estos posibles problemas:

1. Cree aplicaciones portátiles -Las aplicaciones empresariales portátiles simplifican el traslado de datos y conocimientos históricos a otro proveedor.

2. Conserve la gobernanza de datos -La implementación de un almacenamiento de datos en la nube puede ser una solución efectiva para mantener el control de los datos históricos confidenciales de la empresa.

3. Priorice las estrategias multi-nube - La estrategia multi-nube implica usar múltiples soluciones de nube pública de diferentes proveedores y poder cambiar la carga de trabajo de la organización entre ellas según sea necesario.

Pensar más allá de las características del CMS

La plataforma IBEXA posee diferentes características fundamentales que suelen admitir una gran variedad de flujos de trabajo, e incluso, ha creado una nueva extensión para aprobaciones editoriales, la cual tiene integradas algunas de esas características.

En Aplyca, nos preocupamos por alcanzar las necesidades técnicas que usted necesita.  Lo que más nos importa es: 

¿Cuáles son las partes fundamentales del flujo de trabajo de un CMS, y cómo se integrarán con los actuales flujos online y offline?

Usted podría verse tentado a crear y definir un estricto orden de pasos para la aprobación de un CMS, lo que incluiría complejas reglas de notificación a través de correos electrónicos por sección y departamentos. Sin embargo, el hecho de que técnicamente usted pueda hacerlo así, no significa que sea la manera correcta.

La mejor decisión sería dar un paso atrás y volver al principio, para evaluar el flujo de trabajo:

• ¿El escritor debe llamar, enviar un correo electrónico, o inclusive, caminar hasta su escritorio?

• Cuando se trabaja en cambios editoriales, ¿asignaría de manera oficial las tareas a unos y a otros, de ida y vuelta en diferentes momentos del día?, ¿o lo haría en tiempo real?

• ¿Cómo será cambiar los hábitos de las personas con un nuevo CMS, y en qué medida se necesitarán eludir las reglas de un flujo de trabajo para ello?

• ¿Existen actualmente recursos sin conexión o sistemas relevantes para los trabajos que no estarán disponibles con el nuevo CMS?

• ¿Qué sucedería si alguien está de vacaciones? ¿Se pasarían todas las aprobaciones?

• ¿Existe un plan de capacitación para redactores, gestión de aprobaciones, flujos de trabajo, y evolución de los mismos a largo plazo?

Como verá, ninguna de estas preguntas tiene algo que ver con las características directas del CMS; pero son realmente muy importantes dentro de los contextos para establecer flujos de trabajo, de los cuales se crearán procesos efectivos.

De igual manera, se aplicaría a cualquier otro proceso que afecte al CMS, incluidas las impresiones y complementos de suscripciones digitales, gestión de anuncios, boletines electrónicos, y así sucesivamente. Usted necesitará identificar qué cambios organizacionales tendrá que hacerle al CMS, y además debe asegurarse de que los gestionarán de manera correcta. 

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