El ciclo de vida de un portal web

Muchas compañías se enfrentan a la decisión de mejorar su portal web o de reemplazarlo completamente. Si usted o sus socios se están preguntando si es el momento de modernizar su portal empresarial, tenga en cuenta las siguientes consideraciones. 

Un sitio web es tan nuevo o viejo como la sintonía que tenga con las estrategias de negocio de la compañía.

Los sitios bien construidos son una herramienta de marketing que dura mucho tiempo. Estos tienen una expectativa de vida que normalmente varía entre los 2 a los 7 años, dependiendo de la industria, las expectativas de negocio y las herramientas con las que está construido. 

Para aumentar la expectativa de vida de un sitio web, este debe ser tratado como un producto que no solo requiere mantenimiento sino mejoramiento y evolución continuos. En el momento de renovarlo, la decisión respecto a las herramientas, las plataformas y los aliados tecnológicos es clave, pues de estos dependen el éxito y la expectativa de vida del nuevo sitio.

¿Por qué y cuándo modernizar un portal web?

La primera consideración a tener en cuenta es: ¿las expectativas del negocio están cubiertas por el sitio web?

Usted puede decidir cambiar o rediseñar su portal debido a la combinación de múltiples factores, incluyendo:

• El mensaje principal del negocio ha cambiado.

• La estrategia de contenido ahora es diferente (tienen una nueva audiencia, quieren ofrecer nuevas funcionalidades o resaltar otros contenidos).

• Ahora cuenta con mejores procesos editoriales que requieren a su vez mejores herramientas y plataformas de experiencia digital y de contenidos.

• Responder a las altas expectativas de sus usuarios en cuanto a velocidad, calidad y experiencia.

• Tener la necesidad de conectar e incluir áreas de la compañía dentro del sitio web que actualmente no se sienten representadas o lo suficientemente visibles.

• Las tendencias de diseño han evolucionado y ahora se requiere una adopción  de nuevos canales y dispositivos. 

Su portal web es una de las herramientas principales de marketing: si no está funcionando para apalancar la presencia web, las ventas, o la imagen corporativa, es el momento de cambiarlo. 

Lo más importante es que le ayude a cumplir su objetivo empresarial.  

¿Renovar completamente su portal o mejorar el que ya existe?

Factores a tener en cuenta para renovar su sitio web existente:

• Considere la herramienta en la cual está construido. Si la tecnología que se usó tiene más de 5 a 10 años, tal vez no sea posible mejorar su sitio web y deba renovarlo completamente.  

• Características técnicas y evolución. Si el portal no fue construido bien técnicamente, es probable que con el tiempo el sitio se haya ido “parcheando”, o arreglando a retazos. Esto con el fin de soportar nuevas necesidades del negocio, cambios en la estrategia de marketing, o variaciones en las áreas o servicios que han adquirido mayor importancia. Cuando estos ajustes comienzan a degradar tanto la experiencia del usuario como la estética del portal, este se vuelve difícil de navegar, lento, poco agradable visualmente y simplemente ya no cumple su objetivo. 

• Contexto y función del sitio. Muchos portales web antiguos fueron construidos de forma informativa, sin ofrecer una experiencia  enriquecida, unificada y consistente. Estos portales pueden tener un hosting débil o requerir procesos complejos para modificar contenidos, los cuales requieren la intervención de desarrolladores especializados. Las tecnologías viejas no están soportadas en los dispositivos más nuevos y las herramientas pueden estar desactualizadas y tener problemas de seguridad y de desempeño. 

¿Es posible alargar la vida de un sitio web existente?

No hay una solución mágica que alargue la vida de un portal web.

Para que su sitio web dure más tiempo, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:

• Constrúyalo bien desde el principio. Asegúrese de que su portal sea de primera categoría, con buenos proveedores y con recursos de equipos internos apropiados.

• Manténgalo bien. Si su empresa tiene una buena herramienta pero no la mantienen bien, esa herramienta se va a deteriorar rápidamente. Esto implica asignar un presupuesto para el mantenimiento técnico del portal y sus funcionalidades. 

• Evolucione su portal. No es suficiente con mantener el portal y hacer las actualizaciones requeridas, hay que evolucionarlo, en particular la experiencia de usuario. ¿Qué funcionalidades nuevas le va a ofrecer a sus usuarios? ¿Qué nueva información, por ejemplo corporativa o accionaria, les va a presentar? ¿Tal vez la opción de contenidos descargables? Evolucionar su portal constantemente hace que pueda durar unos años más. 

Aún así llegará el momento en que tanto el negocio como las tecnologías habrán cambiado tanto que será necesario un rediseño completo y alinear de nuevo toda la experiencia digital ofrecida.

 ¿Cómo planear un proyecto de rediseño web?

1. Escoja buenas herramientas

Para desarrollar bien un proyecto web se necesitan buenas herramientas: el sitio debe ser rápido, la experiencia de usuario debe ser óptima y el portal debe tener flexibilidad y extensibilidad.

Además, es importante usar tecnologías modernas fáciles de mantener y actualizar y que tengan soporte oficial y directo del fabricante. Todo esto permite que se puedan integrar más y mejores sistemas, así como que se puedan cambiar y extender los contenidos y las funcionalidades. 

Por ejemplo, en relación a las herramientas que se pueden usar, una DxP ofrece más funcionalidades que un CMS. De hecho, un CMS puede ya no ser suficiente para su empresa, dependiendo de las necesidades de su negocio.

2. Asigne suficientes recursos al proyecto

Es fundamental que la compañía se involucre y destine recursos suficientes al proyecto, así como personas dedicadas que tengan un alto nivel de autoridad. En el proceso de rediseño se tienen que tomar decisiones y las personas dedicadas al proyecto tienen que tener el nivel de jerarquía, influencia, autonomía y poder de decisión apropiados para poder tomarlas. Esto incluye, entre otros, cómo se va a ver el sitio web, qué información va a tener y cómo se van a coordinar comités de alto nivel en diferentes áreas. 

3. Contrate un buen proveedor de desarrollo web

Contratar al proveedor y definir la herramienta es una parte muy importante. Por lo general es preferible contratar un proveedor que se encargue de toda la parte técnica, pues no es buena idea hacerlo por partes. 

3 momentos de un proyecto de rediseño web 

1. Concepción del plan del proyecto, que puede incluir temas de arquitectura de información (es decir qué información debe estar presente, qué funcionalidades van a encontrar los usuarios en el portal, cómo va a ser la navegación) y que puede incluir también aspectos de diseño.

2. Construcción o implementación:  se decide el proveedor según la herramienta que se haya decidido en el diseño.

3. Mantenimiento.

Un proyecto de rediseño web siempre es un proyecto grande dentro de una compañía. Estos proyectos suelen tomar tiempo (alrededor de 1 año), requieren el apoyo de muchas áreas de la compañía, e implican coordinar proveedores, tiempos de entrega, y expectativas realizables, entre otros. 

Dificultades comunes al afrontar proyectos web

Estimar la cantidad de tiempo y recursos que se necesitan

Uno de los problemas principales que surgen es el no poder prever adecuadamente la cantidad de tiempo y recursos que se necesitan para el proyecto.

Es común que las empresas aborden un proyecto web como suelen desarrollar otro tipo de proyectos, cuando en la práctica un proyecto web suele ser más difícil de estimar y más difícil incluso de controlar. Usar las mismas metodologías es un error. 

Un proyecto web es un proyecto de software. En tanto proceso creativo, al inicio no se sabe exactamente qué va a tener, cómo va a ser el resultado final, cómo se va a ver, o si se le van a agregar o a quitar cosas. Esto es muy diferente a hacer cálculos de ingeniería relativamente exactos.

Es un proceso en evolución y como tal es necesario manejar el caos dentro del proceso. Frente a esta dificultad, en los proyectos web se usan metodologías ágiles, donde es más importante la interacción entre las personas que están construyendo el portal, la comunicación entre los equipos y la respuesta al cambio.

El manejo del cambio se vuelve fundamental. Al comenzar un proyecto de software no se puede tener la misma certeza que se tiene con otros proyectos empresariales. 

Falta de flexibilidad

Otra dificultad consiste en tener un presupuesto y tiempo fijos, sin contar con un margen de flexibilidad. El alcance del proyecto puede variar, y eso cambia el presupuesto necesariamente. Es recomendable tener  flexibilidad o un presupuesto adicional para poder implementar cambios en cualquier momento. 

Principales beneficios del rediseño de un portal web

El mayor beneficio de un rediseño web es que usted puede realinear su principal herramienta de marketing con el negocio. 

Por ejemplo, los temas de inclusión, diversidad, sostenibilidad, comunidades, o redes sociales, han adquirido una gran importancia en los últimos años. Un rediseño web es una excelente oportunidad para alinear el mensaje de negocio de la compañía con estas narrativas sociales.

Internamente también se presenta la oportunidad de darle mayor énfasis a las áreas de negocio que ahora son más importantes, como pueden serlo el área de gestión humana o de sostenibilidad, así como de establecer una mejor comunicación entre diferentes equipos y generar una mayor alineación.

Los proyectos web también son una forma de establecer, tanto interna como externamente, el lenguaje de la marca o negocio. Los portales web ofrecen una oportunidad para que muchas áreas se comuniquen y hablen el mismo lenguaje. 

Finalmente, con el tiempo, las compañías comienzan a adquirir más datos, otro tipo de datos, otros canales de comunicación u otros dispositivos. Pueden tener sistemas internos más robustos, mejores CRMs, mejores sistemas de gestión de clientes o de usuarios internos, y los portales anteriores no fueron hechos con ese tipo de herramientas o funcionalidades que ahora es necesario integrar. 

Cerrando el ciclo

Es importante renovar los portales web con frecuencia porque las expectativas de negocio se modifican, las narrativas sociales se transforman, las tendencias de diseño varían, y las nuevas tecnologías ofrecen nuevas oportunidades. 

No es necesario mantener la vida útil del portal como un todo,  es posible mantener la vida útil de los contenidos únicamente, cambiar el diseño con más frecuencia, o mantener las integraciones (CRM, ERP, etc.) que no cambian con tanta rapidez.

Elegir tecnologías que permitan tener esas áreas del portal desacopladas es una buena estrategia hoy en día. Al tenerlas desacopladas es fácil renovar el diseño y reusar los contenidos o integraciones que siguen funcionando.

Si está pensando en renovar su portal web y necesita la asesoría de expertos, contáctenos. Lo invitamos a conocer más sobre nuestros proyectos y a compartir el artículo con sus conocidos.