5 formas para controlar el "scope creep" en sus proyectos de desarrollo web

Todos nos comportamos de la mejor manera posible durante esas discusiones iniciales acerca del  alcance del proyecto y nos dirigimos con cuidado hacia una nueva relación comercial. De igual manera, la mayoría de los proyectos parecen lo suficientemente sencillos al principio.

Sin embargo, inevitablemente surgirá algo inesperado.  Resulta que se debe agregar una nueva funcionalidad o una compilación de repente es más complicada de lo planeado. Estos son dos ejemplos de las modificaciones que ocurren en el alcance de los proyectos,  una plaga en el mundo del desarrollo web.

Básicamente la modificación en el alcance del proyecto (conocida en inglés como “scope creep”) ocurre cuando las tareas que van más allá de los límites originales y acordados de un proyecto aparecen en medio del trabajo, cuando el proyecto ya ha comenzado.

Las modificaciones en el alcance de los proyectos no debe ser algo que continúe afectando sus proyectos de desarrollo web  para siempre. Aprender a identificarlas y mitigarlas asegura una relación mucho más saludable y productiva para todos los involucrados. 

¿Cómo y por qué mitigar la modificación  en el alcance de los  proyectos de desarrollo?

Las modificaciones en el  alcance de los proyectos tiene un impacto grave en los proyectos de desarrollo. Por un lado, aumenta los costos. ¿Por qué? Porque el cambio  en el alcance del proyecto significa agregar más tiempo valioso para completar tareas inesperadas y/o retrasar otros aspectos del proyecto. Y, como todos sabemos, el tiempo es dinero.

Además, es posible que deba encontrar alguna forma de ajustar su proyecto para acomodar la modificación en su alcance. Eso a menudo implica sacrificar la calidad o eliminar ciertas partes de un proyecto para compensar la expansión  del alcance en otros lugares.

La pérdida de enfoque también es un síntoma de estas  modificaciones.  Alguien podría pensar que una funcionalidad adicional es fundamental para un proyecto, pero eso podría dar lugar a que se descuide o diluya lo que se consideró esencial al comienzo del compromiso. Además, gestionar el cambio es una distracción en sí misma.

Finalmente, modificar el alcance puede causar fricciones en sus relaciones profesionales, o incluso romper esos lazos por completo. Cualquiera que sea el área del negocio que termine absorbiendo los costos y el tiempo asociados con la modificación en el  alcance (generalmente el desarrollador) probablemente se sienta resentido. También existe la posibilidad de que una de las partes no esté contenta con los entregables finales del proyecto. Incluso si se agregan todas las características solicitadas, todo el proyecto se ha visto afectado por los plazos extendidos y los costos asociados.

No es posible evitar por completo  que haya modificaciones en el alcance del proyecto, ni tampoco las consecuencias que esto trae. Lo que se puede hacer es minimizar esto desde el principio y mitigar su efecto cuando suceda, con la ayuda de  nuestros cinco trucos.

1. Alinear las expectativas en torno al alcance del proyecto

Asegurarse de que usted, sus clientes y su socio de desarrollo estén en  sintonía acerca de los resultados y entregables de un proyecto es crucial cuando se trata de evitar estas modificaciones. 

Las modificaciones en el alcance del proyecto provienen de todas y cada una de las partes involucradas en un proyecto de desarrollo, incluso de los propios desarrolladores. Y se complica aún más en los compromisos con múltiples clientes. Es decir, si usted trabaja con un socio nearshore y además está sirviendo a sus propios clientes, hay más personas involucradas que pueden introducir esos cambios en el alcance.

Con todos estos jugadores diferentes, y posibles fuentes de modificación del alcance, es imperativo alinear el alcance y las expectativas. Si no está bien alineado, su cliente podría solicitar fácilmente algo fuera del alcance que supuso que recibiría. Ahora se encuentra en la difícil situación de explicar esta falta de comunicación a sus desarrolladores y solicitar (o incluso exigir) trabajo adicional.

No olvide que parte de la alineación en el alcance debe incluir la separación de lo que “debe tener” respecto a  lo que “es bueno tener”. De esa manera, usted puede presentar los aspectos no negociables de su proyecto para que todos los vean y relegar el resto a bonificaciones si hay  tiempo o presupuesto adicionales.

2. Crear especificaciones técnicas

Además de alinear su alcance en los documentos del proyecto,  cree y alinee las especificaciones técnicas. Las especificaciones técnicas son documentos detallados que definen el comportamiento, la funcionalidad, la flexibilidad y la experiencia del usuario (UX) de un producto digital.

No apresurarse con el desarrollo inmediato del proyecto  sino tomarse el tiempo para crear especificaciones (y revisarlas con las partes interesadas) es una gran forma de ahorrar tiempo.  Asegúrese de reservar suficiente tiempo para discutirlas a profundidad  y evite pasar  páginas y páginas rápidamente en una sola sesión.

A menudo, el UX y el UI son los principales instigadores de las modificaciones en el  alcance. Por ejemplo, hay que realizar una cotización para  un cliente basándose en esquemas aproximados, pero se tiene que incluir  la complejidad en los diseños detallados a  futuro.

Las especificaciones técnicas explican con precisión lo que implica cada pieza técnica de un proyecto para que un wireframe pueda seguirlo siendo y no convertirse en una fuente de modificaciones en el alcance de su proyecto.

3. Cree acuerdos para señalar los problemas de alcance de manera temprana y honesta

A pesar de sus mejores esfuerzos de alineación, surgirán problemas. Es la forma en la que maneje  estos problemas lo que determinará qué tan fuera de control se vuelve su alcance.

A todos los que participan en un proyecto les encanta decir: "intentaremos incluirlo" cuando se les presenta una idea para una funcionalidad o un complemento que están por fuera del alcance del proyecto. Es una forma de evitar decepcionar a un cliente simplemente diciendo que no. En realidad, lo que se está haciendo es procrastinar. Eventualmente, deberá abordar su pregunta o problema. Posponerlo hasta más adelante en el proyecto cuando esté aún más ocupado no es una opción inteligente.

En su lugar, identifique los problemas y las sugerencias para agregar  complementos en el momento en el que surjan.  Sea directo acerca de su capacidad para manejar algo nuevo y su impacto potencial en el alcance del proyecto. También debe abogar por la misma franqueza por parte de sus propios clientes y desarrolladores.

Decidir sobre un método directo para señalar y abordar los problemas desde el principio evitará que todas las partes estén sufriendo a último momento.

4. Planee las tareas pendientes que se puedan completar después del lanzamiento

Si ya ha acordado su método para identificar  y abordar los problemas desde el inicio y todas las partes son honestas sobre lo que pueden y no pueden hacer, algunas cosas no se alcanzarán a hacer antes del lanzamiento.

Pero el hecho de que algo no pueda ser una prioridad en el momento no significa que nunca se logrará. Establezca y continúe aprovechando una agenda de tareas pendientes o backlog. Un backlog es simplemente un depósito para futuras tareas de desarrollo posteriores al lanzamiento.

Mantener y aprovechar un backlog es fundamental para los proyectos de desarrollo, especialmente cuando está siguiendo un proceso “ágil”. En pocas palabras, el manifiesto de desarrollo ágil dice: priorice, entregue a tiempo  y con frecuencia y, por supuesto, ponga como tarea pendiente lo que no es esencial.

Una tarea que se movió al backlog es una tarea que no se convirtió en una fuente que causa alteración en el alcance del proyecto. De esta manera, continuará priorizando lo que debe suceder antes del lanzamiento o la implementación y eliminará una fuente de modificaciones en el alcance de su proyecto. 

Esta también es una excelente manera de hacer la transición hacia un compromiso de mantenimiento y desarrollo continuo.

5. Comience con un amortiguador de presupuesto

Las modificaciones en el alcance de los proyectos son inevitables.  Usted puede trabajar para minimizar su impacto y aquí le brindamos las herramientas para hacerlo. Sin embargo, esto sucederá hasta cierto punto, de una manera u otra.

Debido a esto, asegúrese de reservar fondos para cubrir los casos inevitables de cambios  en el alcance del proyecto. Sugerimos agregar un 20% de reserva a su presupuesto original. Idealmente, este dinero extra no se usa o se usa parcialmente. Pero, una vez más, tenerlo allí permite evitar el caos  que puede causar la modificación en el alcance del proyecto en las relaciones comerciales.

El término ‘modificación en el  alcance del proyecto' (scope creep en inglés) se usa con tanta frecuencia que es fácil descartarlo como jerga empresarial. Pero se sabe que describe un problema muy real con consecuencias muy reales.

Afortunadamente, implementar buenas prácticas puede ayudar a disminuir los casos de “scope creep”  en sus proyectos de desarrollo web.

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